Nedávno som bol pozvaný na jednu firemnú akciu, kde som mal predniesť, niečo, čo by sme nazvali motivačným príhovorom, kde sa zamestnancom predstavila nová koncepcia  vedenia firmy. Blok, ktorý bol plánovaný pre moju prezentáciu mal mať dĺžku 3 hodiny a mal byť rozdelený do dvoch častí. Keďže to bola pre firmu dôležitá udalosť, tak som sa aj patrične pripravil a nad prezentáciou som strávil niekoľko dní. A  asi si viete predstaviť moje sklamanie, keď som neustálym pozeraním na hodinky zisťoval, že  moji predrečníci mi odoberajú z môjho drahocenného času stále viac a viac.  Okrem toho, že ich nikto nezastavil, sa celá akcia v čase celkom nepríjemne posúvala, čo neprídavalo na pokoji a sústredení účastníkov a samozrejme ja miera mojej nervozity utešene rástla. Čas, ktorý mi ostal: 60 minút, bez šance, že by som ho mohol posunúť. To by ma asi tí ľudia zožrali aj s topánkami:) Naveľa som sa mal konečne postaviť pred ľudí. Ale čo  urobíte z troma hodinami, keď ich máte vmáčknuť do hodiny jednej? Tu je niekoľko inšpirácií, ktorými som sa riadil ja.

• Už počas prípravy prezentácie rátajte s niečím ako je časový posun. Je to vysoko pravdepodobné vtedy, keď ste na nejakej konferencii, alebo vaša prezentácia je jednou zo série prezentácií. Väčšinou na konferenciách býva niekto, kto vás usekne, pokiaľ tú svoju prezentáciu moc naťahujete. Ale ak nie je tak si to useknutie musíte zaranžovať sami.
• Ak máte sami problém s dodržiavaním času, zabezpečte si timer. Či už to budú vaše hodinky na ruke, ktoré vám začnú pípať, keď uplynie váš čas alebo niekto v publiku, kto vám dá znamenie, že sa máte z pódia stratiť.
• Ak raz účastníkom poviete, že vaša prezentácia bude trvať 60 minút, tak nech trvá skutočne 60 minút. Ak je prehrešok, ktorý publikum veľmi ťažko odpúšťa, tak je to práve nedochvíľnosť. Keď som skončil svoju prezentáciu, pozrel som na hodinky. Ubehlo presne 60 minút.  Pani, ktorá sedela najbližšie ku mne na mňa pozrela a hovorí “stopovali sme vám to, či to bude naozaj hodina a naozaj to hodina bola, ste dobrý…”. Je možné, že po nejakom čase si vytrénujete  tzv. vnútorný budík, ktorý vám bude strážiť čas sám.
• Ak chcete získať sympatie publika,tak skončite ešte aspoň o 5 minút skôr ako ste povedali. Všetci budú nadšení, a to zvlášť vtedy, keď majú za sebou niekoľko hodín počúvania a sústredenia.
• Zabezpečte si čo najviac svetla. Miera svetla ovyplyvňuje mieru sústredenia. Niektorí prezentujúci majú taký názor, že je potrebné zhasnúť keď beží prezentácia.Nerobte to. Väčšina súčasných projektorov má dostatočný výkon na to, aby nebolo potrebné zhasnúť. Okrem toho, nie prezentácia je dôležitá, ale vy. Vy ste lídrom a jadrom celej prezentácie, nenechajte projektoru a ppt prezentácii  aby držala v rukých opraty vašej prezentácie. Ak sú zastreté závesy, odtiahnite ich.
• Nedovoľte otázky, resp.ak otázky sú, dajte priestor na ich zodpovedanie až po skončení prezentácie. Tí,ktorých odpoveď naozaj zaujíma, ostanú a prídu za vami. A tí, ktorí sa ponáhľajú domov, pôjdu domov.
• Vždy používajte prezentér (diaľkové ovládanie na posun slidov). Presunom k pc a späť k publiku strácate drahocenný čas, navyše vaša prezentácia strašným spôsobom stráca dynamiku.
• Môj obľúbený autor Guy Kawasaki hovorí, že aj tá najrozsiahlejšia prezentácia by sa mala zmestiť do niekoľkých sekúnd. Predstavte si, že máte len 30 sekúnd na vašu prezentáciu, čo by z nej ostalo? To je to najdôležitejšie čo musíte povedať a čo vo vašej prezentácii ostane za každých okolností.
• Udrživajte čo najužší kontakt s publikom. Opustite bezpečie rečníckeho pultíku a choďťe medzi ľudí. Čím osobnejší ste, tým vás publikum bude mať radšej.

Dúfam, že týchto zopár bodov vám pomôže zvládnuť situáciu, keď budete mať málo času a budete toho chcieť povedať naozaj veľa. Držím vám palce.

A aké sú vaše skúsenosti s  nedostatkom času v prezentácii? Ako to riešite?

PS:Ak si chcete vyskúšať vaše prezentačné zručnosti a dostať na ne spätnú väzbu, máte možnosť využiť Creativitypool skupinu.

photo credit: Thomas Hawk

Technika, ktorá nám pomáha v našej práci je úžasná. Ja sám som fanúšikom všetkého moderného a najradšej by som mal na stole všetky hračičky, ktoré sa v technologickom svete objavia. Cieľom technológií je predovšetkým nám uľahčovať prácu, robiť ju kvalitnejšou a zaujímavejšou. Avšak niekedy sa stane, že sme tak unesení formou, ktorú nám technológia ponúka, že celkom zabudneme na obsah, ktorý je podstatne dôležitejší.

Dnes budem hovoriť o dvoch spôsoboch príprave prezentácie. Jeden by som nazval digitálny a druhý analógový. Čo sa za nimi skrýva?

Predstavte, že sa idete pripraviť na prezentáciu, napr. tú ktorá vás čaká v skupine Creativity pool. Sadnete si za počítač, otvoríte Powerpoint, nahodíte layout a začnete nahadzovať odrážky a text. Ak ste postupovali takto, tak ste postupovali úplne štandardne ako tisícky iných ľudí, ktorí sa pripravujú na nejakú formu prezentácie. Ale aj keď si myslíte, že PP (power point) vám prácu uľahčuje, tak opak je pravdou. Prečo?

• Vstupujete do už dopredu naformátovaného prostredia. Ak máte určené mantinely layoutom, farbami, fontom, bude veľmi ťažké sa od nich oslobodiť. Je to skrátka niečo, čo máte pred očami a skúste na to nemyslieť? Je to ako s tým ružovým slonom v miestnosti. Ak ho už raz vidíte, je veľmi ťažké dostať ho z hlavy.
• PP vám umožňuje predovšetkým lineárny spôsob uvažovania. Slide za slidom. Jedno za druhým. Je veľmi prácne robiť odbočky, kresliť bubliny,robiť si poznámky pod čiarou.
• Je veľmi rýchly a tým vám znemožňuje všímať si detaily, ktoré sú dôležité. Je to akoby ste mali Porsche. Síce aj na takom aute si môžete vychutnávať jazdu po krajne a vychtnávať si okolie. Ale skutočne to budete aj robiť? Alebo skôr dupnete na pedál a budete sa tešiť  ako vám to ide? Ľahkosť s akou do PP nahadzujem informácie nás oberá o možnosť sa nad dátami  a ich podaním zamyslieť. Nehľadiac na to, že PP sa robí často ráno o 8:00,lebo už o 9:00 ju máme predniesť na meetingu.
• Prehnané používanie PP nás otupuje vo vlastnej rétorike. Takmer všetci skvelí prezentátori zhodne tvrdia, že PP by mal byť len doplnkom prednášajúceho, mala by podporiť jeho slová. Ale niekedy akoby necháme na PP všetku prácu a povieme si: “však oni si to prečítajú”. Áno, oni si to prečítajú, ale načo potom ste tam vy? Asi sa vám tiež stalo, že vypadla technika, že sa niečo pokazilo a prezentujúci bol celkom stratený, pretože všetka jeho dôvera bola uložená v PP prezentácii. Nedovoľte aby ste sa takto stali závislými na PP. A ešte jedna vec, možno je to smiešne, ale Murphyho zákony fungujú. Ak vás čaká PP prezentácia  s obchodným partnerom, verte, že ak sa môže niečo pokaziť, tak sa to pokazí.Videl som ľudí, ktorý s tým počítali a zvládli prezentáciu úplne dokonale s fixkami a flipchartom a svojím verbálnym prejavom. A to bolo to, čím bodovali. Ak rátate s tým , že zaujmete bombastickou grafikou a super zvukmi a vypadne prúd, práve ste stratili svoj jediný konkurenčný náskok.

A aké sú na druhú stranu výhody analógovej prezentácie, teda prezentácie na papiery?  Tu môžeme hovoriť o príprave a o samotnej prezentácii. Najprv teda príprava:

• Keď máte pred sebou čistý papier a ceruzku,alebo white board, máte k dispozícii neobmedzený počet farieb, fontov, formátov,obrázkov. Nič vás neobmedzuje.Iba ak vy sami.Pri návrhu prezentácie len generujete nápady, neuvažujte ešte nad tým ako ich budete realizovať. Pred nedávnom som si robil prípravu prezentácie presne takýmto spôsobom. Ako som začal vidíte na obrázku. Dôležité bolo uvedomiť si predovšetkým, ktoré sú hlavné myšlienky, ktoré chcem prezentovať. Je jedno aká dlhá je vaša prezentácia, nemali by v nej byť 3-5 hlavné myšlienky.Niektorí tvrdia, že dokonca 1 je celkom dostačujúca. V štádiu prípravy skutočne nejde o to ako viete kresliť. Aj tak to nebude nikto vidieť. Ide o to aby ste to mali pred sebou na papieri alebo tabuli.
• Ďalším krokom analógovej prípravy je dávať hlavné myšlienky do obrazov a tu by som povedal, že prichádza tá hlavná kreatívna časť. Ako formát do ktorého som kreslil som zvolil A4, ktorú som predelil do niekoľkých políčok, hovorí sa tomu aj story board ( sú dokonca na to zošity, kde to máte už predkreslené) a tie som začal zapĺňať obsahom, ktorý som si vložil do hlavných myšlienok. Mohol som byť ešte viac grafickejší a využívať viac obrázkov ako textu a slov. Dôležité je nahadzovať idey tak ako vám prichádzajú do mysle. Triedením sa budete zapodievať neskôr. Pokojne škrtajte, prekreslujte,čmárajte. Hrajte sa s tým.
• Je zaujímavé, že už pri tomto proces kreatívneho stvárňovania vás budú napadať veci, ktoré by vás zaručene nenapadli keby ste sedeli za PC  a pozerali do PP. Používajte farebné ceruzky, rozličné grafické útvary. Formát story boardu samozrejme nie je jediným. Rovnako dobre môžu poslúžiť post it papieriky, ktoré lepíte na stenu. Alebo ak máte doma nejakú sklenenú stenu, dajú sa kúpiť špeciálne fixky a môže kresliť aj tam. Post it na stene vám zase dávajú vynikajúcu možnosť ako meniť poradie slidov, ich usporiadenie. Môžete si vyskúšať či vaša preuzentácia bude dávať zmysel aj bez niektorých slidov. Možno zistíte, že preto aby ste odovzdali základné myšlienky vám celkom stačia 4-6 slidov.  A ak máte za sebou kreatívnu fázu,viete čo chcete povedať, viete ako to chcete povedať,viete akú formu k tomu použijete, tak sa môžete pustiť do PP bez obavy, že by vás obral o kreatívne myslenie. Fáza nahadzovania do PP už je teda skôr o technickom zvládnutí softwaru, o tom kde nájsť vhodné obrázky, aké farby použiť a pod. Ale pokiaľ máte za sebou kvalitnú prípravu, tak sa vám bude pracovať omnoho rýchlejšie, nakoľko budete vediť čo chcete povedať.

Napíšte mi vaše názory a skúsenosti s  tým ako sa pripravujete na prezentácie? Aké postupy využívate?

Svoje skúsenosti môžete tiež konzultovať s kolegami na stretnutí otvorenej lektorskej skupiny Creativity pool.